- Reunión Informativa:
1. Descendente:
Reunión en la que ciertos datos de la actualidad son presentados por el organizador de la reunión. Acá el papel de los asistentes es pasivo, donde reciben la información y luego es discutido obteniendo una mayor aclaración acerca del tema.
2. Ascedente:
Reunión donde una o varias personas desean recoger información, detectar opiniones, conseguir sugerencias para saber y comprender lo que está ocurriendo. Acá el conductor formula preguntas apropiadas para lograr conseguir la información que necesita.
Esta reunión debe ser activa y dinámica, donde el moderador es el que ayuda al grupo a la búsqueda de la solución y el objetivo. Las ideas de los participantes enriquecen los objetivos y actúan como refuerzo de una conducta positiva.
Clase de Reunión: Informativa | ||
Descendente | Ascendente | |
Finalidad | Transmitir información necesaria para el grupo. | Recibir información del grupo. |
Temas a Tratar | · Información Simple: resultados, balances. · Explicación y exposición de decisiones. · Información Anti-rumor. · Información previa a una misión. | · Feedback. · Motivación. · Entrevistas. · Resolución de tensiones. |
Rol del Asistente | Pasivo | Activo |
Rol del moderador | Conduce y dirige la reunión transmitiendo información. | Hace preguntas y es el animador-moderador. |
- Reunión para solucionar problemas:
El fin de este tipo de reunión es solucionar el problema con la colaboración del grupo, donde la solución tiene que salir como fruto del debate, confrontación de diferentes puntos de vista, posturas, criterios, etc.
Clase de Reunión: Para Solucionar Problemas | |
Finalidad | Buscar la solución a un problema, dentro o fuera de un equipo de trabajo. |
Temas a tratar | · Analizar y/o resolver un problema. · Enunciar las alternativas. · Tomar decisiones. |
Rol del asistente | Activo, participando y dando opiniones. |
Rol del moderador | Moderar la discusión. |
- Reunión de trabajo:
Esta reunión es utilizada para elaborar planes, evaluar desempeños, diseñar estrategias, entre otras. El moderador, aparte de ser quién conduce la reunión, participa activamente con los asistentes, con información y propuestas.
Clase de Reunión: De Trabajo | |
Finalidad | · Intercambiar información. · Mejorar procesos. · Planificar. · Coordinar situaciones. |
Temas a tratar | Los específicos de la situación laboral. |
Rol del asistente | Activo, participando con información y propuestas. |
Rol del moderador | Activo, ya que es el jefe el que conduce la reunión. |
(Senlle, 2003) (Silva, Santos, Rodríguez, & Hernando, 2008)
Preparación y organización de reuniones
Antes de planear una reunión, se debe estar seguro de necesitar una, ya que a veces sólo basta con enviar un e-mail o entablar una conversación, logrando el mismo resultado de una forma más sencilla. Si decide hacer una reunión, debe entonces, planearla cuidadosamente.Se debe determinar el propósito específico de la reunión. Cada propósito requiere un estilo, preparación y número de asistentes diferentes.
Secretos para el éxito de las reuniones:
Para organizar de manera adecuada una reunión, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
(Silva, Santos, Rodríguez, & Hernando, 2008)
Planificación adecuada de una reunión | |
Etapas | Pasos a seguir |
Planificar | · Determinar los objetivos · Clarificar el por qué de la reunión · Desarrollar un índice de los temas |
Informar | · Asegurar que se conocen los temas · Analizar la documentación y los antecedentes · Anticipar la documentación de los asistentes |
Preparar | · Redactar una secuencia lógica de los temas, es decir, un guión · Distribuir los tiempos · Concretar fecha, hora y lugar · Enviar la convocatoria |
Ejecutar | · Recibir a los asistentes · Presentar los temas · Conducir y moderar los debates · Resumir y concretar ideas |
Evaluar | Medir los resultados después de la reunión |
Ayudas visuales y de audio:
1. Papelógrafo con marcadores: Son adecuados para grupos pequeños, pues el registro de datos es simple y su manejo no es sofisticado.
2. Gráficos y acetatos: Así se pueden enfatizar algunos puntos y obtener la atención del grupo en un punto específico o en un grupo de ideas. Son muy buenos, en particular con grupos grandes.
3. Entrega de materiales: Los materiales que se entregan pueden contener puntos a discutir, resúmenes y estadísticas. Deben ser tan cortos como sea posible, y entregarse en el instante oportuno de la reunión o utilizarse cuando se requiere hablar de cosas muy específicas.
4. Demostraciones: Las demostraciones se utilizan con el fin de instruir a los participantes en algún tema específico, en donde el líder o conferencista explica una operación o una función particular y el objeto real es la mejor opción de demostrarlo.
5. Videos: Debido a que estamos en la generación de la TV/videos ésta puede ser una herramienta de gran valor. Se usa cuando los participantes necesitan ver algo complejo. Se necesita modelar o enseñar una habilidad o un comportamiento.
6. Sonido: Las grabadoras de sonido y videograbadoras son de mucha utilidad. La grabación en cintas permite mantener los registros de la reunión para futura revisión, pero se requieren buena calidad y fidelidad.
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