Etapas de la reunión

 Una reunión en general y de trabajo en particular, recorre una serie de etapas  que se enumeran a continuación:

1. Convocatoria: Es preciso informar a los asistentes  de la existencia de una reunión, del contenido y de sus  características y ello se hace mediante un documento escrito en el que se ha de figurar al menos:  

   •      Quien promueve la reunión.

   •      Fecha, hora y lugar.

   •      Orden del día y guión.

   •      Objetivo.

 2.   Saludo: Es muy conveniente y sirve para romper el hielo, comenzar saludando a los asistentes de una forma breve, informal y presentar aquellos que no se conocen. Esto crea una atmósfera de cooperación amigable.

3.  Planteamiento: Es el momento de explicar el o los objetivos de la reunión y cómo va a desarrollarse, es decir, establecer las reglas del juego.

4.  Discusión y cambios de impresiones: Es en esta parte de la reunión, donde el moderador ha de estar muy pendiente de todo lo que ocurra a su alrededor. Ya sea asegurarse de que todos los participantes entiendan lo que se dice y se hace en la reunión. Sugerir nuevas ideas, presentar problemas y enunciar actividades.

5.  Cierre: Es el momento final de la reunión y todos los asistentes deben tener claro lo que se ha hablado, debatido y acordado. Es el momento en el que el moderador debe ralizar un breve resumen.

6.  Acta: Todos los acuerdos de la reunión deben quedar reflejados en el informe o acta. Esta tarea de anotación puede ser destinada a un moderador o a la persona designada. En esta acta se resume y comprueban acuerdos, además de la realización de los mismos, de acuerdo a el plazo, forma y según el responsable encargado. Agradecer la participación de los asistentes y aportes. 

7.  Seguimiento de los acuerdos: El moderador debe evaluar su trabajo, verificando el cumplimiento de los objetivos de la reunión. Comprobar las acciones necesarias para llevar a cabo los acuerdos de los responsables.




                                                         (Gil, 2007)

  Antes de la reunión:

• Preparación de la reunión: Temas y objetivos, necesidad y asistentes.

• Planteamiento: Orden del dia: Tipo de reunión, asuntos a tratar y horarios.

• Previsión de detalles: Elección del local, material necesario y disposición del lugar.

• Preparar el desarrollo: Introducción, medios a utilizar, preguntas, objeciones y conclusiones.

Durante la reunión

• Inicio de la reunión: Puntualidad, presentación de temas, explicación de objetivos.

• Conducción de debatates: Moderar, controlar a los monopolizadores, estimular y aclarar imprecisiones.

• Resumen y clausura: Enumerar acuerdos y acabar a la hora prevista.

Después de la reunión

• Evaluación: Acuerdos adoptados, dinámica de la reunión y cumplimiento de objetivos.

¿Qué no de debe hacer en una reunión?

• Convocar sin objetivo.

• No usar criterio de selección de participantes.

• No ejercer su papel de autoridad.

• No conducir la reunión.

• Dejar que se porduzcan altercados.

• Acaparar todo el tiempo de la exposición.

• No ser puntual ni exigirlo a los demás.

¿Cómo hacer la reunión más productiva?

• De entrada crear un ambiente agradable.

• Impulsar desde el principio la idea de que todos tienen algo importante que decir.

• Inducir la participación mediante preguntas.

• Cuando una persona aporta una idea, incitar al resto a seguir con la misma.

¿Qué hacer en caso de que la reunión llegue a punto muerto? 


Si se discute lo mismo repetidas veces, sin llegar a ningún acuerdo, una buena estrategia es plantear o recordar todos los puntos ya hablados, clarificar ideas y puntos de vista, centrar a las personas en un punto concreto, tratando de obligar a tomar acuerdos en ese sentido.
Si algún punto requiere más estudio y análisis se aplazará el tema pendiente para que todos maduren sus ideas.
O bien si no se consigue avanzar se cerrará la sesión.

(Silva, Santos, Rodríguez, & Hernando, 2008)

 Evaluación de la reunión:
  Pauta

1. Ritmo de la reunión	1            2             3              4          5
2. Participación de los miembros	1            2             3              4          5
3. Propósito claro de la reunión	1            2             3              4          5
4. Seguimos las reglas básicas	1            2             3              4          5
5. Nos mantuvimos enfocados en el tópico de la reunión	1            2             3              4          5
6. Fuimos corteses, educados en nuestras deliberaciones	1            2             3              4          5
7. Otras	1            2             3              4          5
8. Fortalezas de la reunión	1            2             3              4          5
9. Debilidades de la reunión	1            2             3              4          5
10.Ideas para mejorar

          Cómo conducir un reunión:

Guía de desarollo

1. ¿Qué cualidades debe tener un buen moderador para dirigir adecuadamente una reunión?
2. ¿Cuáles son los papeles que siempre aparecen en las reuniones?
3. Definir y nombrar las etapas de una reunión.
4. ¿Qué es una reunión?. Ejemplifique con un caso en el área de la nutrición.
5. ¿Cuál es la diferencia entre una reunión descendente y ascendente?

Bibliografía

Francos, C. (2003). Conducción de reuniones para la operacion eficaz de los equipos de trabajo. Estudios Gerenciales .

Gil, I. C. (2007). Relaciones en el entorno del trabajo. Paraninfo.

Senlle, A. (2003). Adiós a las reuniones improductivas. Gestion 2000.

Silva, M., Santos, J., Rodríguez, E., & Hernando, C. (2008). Las relaciones humanas en la empresa. España : Paraninfo.